個人情報を含む書類の紛失のおそれについて

この度、古河市役所の事務室内におきまして、以下のとおり、個人情報が記載されている書類が紛失したおそれがあることが判明いたしました。

現時点では、市役所外部への情報流出及び二次被害の可能性につきましては、極めて少ないものと判断しておりますが、このことにより、関係する市民の皆様方に多大なるご迷惑とご心配をおかけすることになりましたことは誠に申し訳なく、深くお詫びを申し上げますとともに、再発の防止に努めてまいります。

災害時避難行動要支援者の個別避難計画作成の対象候補者の名簿（18名分）

令和5年5月29日（月曜日）13時ごろ

氏名、氏名かな、生年月日、性別、住所、自治会・行政区地区名、電話番号、要支援の種別等

当該名簿は、福祉推進課事務室に設置しているキャビネットに保管していましたが、システムへの入力作業中に誤って他の書類と混同し、紛失又は誤破棄したおそれがあります。当該名簿の情報が外部へ流出した可能性は極めて低いものと判断しています。また、本件に関する二次被害等の事象は現時点において生じていません。

当該名簿に記載されている市民の皆様方全員に対し、令和5年6月6日付の文書を郵送し、本件に関する謝罪及び報告を行いました。

文書管理や文書廃棄に係る体制の見直しを図り、今後、同様の事象が発生しないよう厳重な取り扱いを図ってまいります 。