保存期間満了前の文書の誤廃棄について（お詫び）

古河市児童発達支援センターぐるんぱにおいて、保存期間満了前の文書を廃棄する事案が発生いたしました。

市民及び関係者の皆様には、多大なるご心配とご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。

個人情報の取り扱いは、法令等に基づき適正に管理すべきところ、このような事態を招いたことを重く受け止め、再発防止策を徹底し、信頼回復に努めてまいります。

• 発生日時：令和8年6月5日（金曜日）午後3時頃
• 概要：令和15年3月31日まで保存すべき文書保存箱1箱及び令和11年3月31日まで保存すべき文書保存箱1箱、計2箱を保存期間満了前に、廃棄したおそれが生じました。

【令和8年4月20日（月曜日）】

• 過年度の廃棄文書を搬出する際、当該文書保存箱を誤って搬出しました。誤っていることに気づかず、個人情報を含む文書と含まない文書の仕分けを行いました。
• 個人情報を含む文書については、施錠した部屋で業者による廃棄まで保管しました。

【令和8年5月27日（水曜日）】

• 業者により個人情報を含む文書の搬出が行われました。

【令和8年6月5日（金曜日）】

• 古河市児童発達支援センターぐるんぱにおいて、過去の文書の確認を行った際に、書庫に当該文書保存箱1箱が無いことが判明しました。

• 館内を捜索し、事務室内で当該文書保存箱を発見しましたが、箱の中には空のフォルダーのみが残されており、文書本体がなく、保存期間満了した文書を廃棄した際に誤って同時に廃棄した可能性が高いことが判明しました。
• 全容を確認するため、センターに関する文書一覧表の発行の手続きを行いました。

【令和8年6月15日（月曜日）】

• センターに関する文書一覧表を受領しました。

【令和8年6月16日（火曜日）】

• 全容の確認のため、文書一覧表をもとに再度、書庫を確認したところ、新たに文書保存箱1箱がないことが判明しました。今年度の廃棄文書保存箱を捜索したところ、一部の対象者の空の文書フォルダーを発見しましたが、文書本体はなく、こちらも保存期間満了した文書を廃棄した際に誤って同時に廃棄した可能性が高いことが判明しました。

1. 対象人数：50名（重複を除く）
2. 対象文書：令和4年度に保育所等訪問支援・障害児相談支援の利用を終了した児童に関する書類16名分、平成30年度に児童発達支援・放課後等デイサービス・保育所等訪問・相談支援を終了した児童に関する書類36名分
3. 含まれていた個人情報：氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、発達支援記録、相談記録

• 現時点において、本件に起因する個人情報の不正利用等の被害や、市民生活への影響は確認されていません。
• 対象者には、個別でお詫びをさせていただき、事案のご説明を行うとともに、可能な限り、電子データでの復元を行なってまいります。

• 過年度の文書については、保存期間を設定し書庫で保存年限まで保管していますが、誤って搬出し、廃棄前の最終確認が十分になされていなかったことが原因です。

今回の事態を重く受け止め、今後このような事態を招かないよう、以下の再発防止策を徹底してまいります。

• 個人情報を含む文書を廃棄する際には、廃棄リストと現物の突合を行います。
• 個人情報を含む文書の廃棄については、必ず複数の職員で廃棄方法の確認を行います。
• 個人情報の適切な取り扱いおよび文書管理ルールの再周知・指導を徹底いたします。