本人通知制度について

本人通知制度とは

本人通知制度とは、住民票の写しまたは戸籍謄・抄本などの証明書を、本人の代理人や第三者（国又は地方公共団体の機関を除く）に交付した場合に、市に事前に登録をした人に対して、証明書を交付した事実を郵送により通知する制度です。
証明書の交付事実を本人に通知することにより、住民票の写し等の不正請求及び不正取得による個人の権利の侵害の防止・抑止の効果が期待されます。

通知対象

下記の証明書について、本人の代理人や第三者から請求があり交付した場合に通知します。

住民票の写し（除票を含む）（本籍を記載したものに限る）
住民票記載事項証明書（本籍を記載したものに限る）
戸籍の附票（除附票を含む）
戸籍謄・抄本（除籍を含む）

通知内容

住民票の写し等の交付年月日
交付した証明書の種別と通数
交付した住民票の写し等の交付請求者の種別（代理人・第三者の別）

（注）本制度では、交付請求者の氏名や住所を通知しません。ただし、古河市個人情報保護条例に基づき、本人が開示請求をした場合は、同条例の範囲内での情報が開示されます。

登録の方法

下記の書類を持参のうえ、窓口で申請してください。市外に居住している人や病気等で来庁が困難な場合は、郵送での申請も可能です。

登録できる人

古河市の住民基本台帳に記録されている人（除かれた人を含む）
古河市の戸籍に記録されている人（除かれた人を含む）

必要書類

1	本人通知制度登録申込書（様式第1号）（注）窓口で記入いただくことも可能です。
2	来庁者の本人確認書類（注）マイナンバーカード、運転免許証、パスポート、住民基本台帳カード、在留カードなどの顔写真があるもの1点もしくは健康保険証、介護保険証、年金手帳など顔写真がないもの2点以上
3	(注）代理人が申請をする場合のみ必要です。
3	委任状（注）法定代理人の場合は、委任状の代わりに戸籍謄本その他の資格を証明する書類が必要となります。（ただし、15歳未満の方で、本籍地が古河市である場合または代理人と同一世帯かつ親子関係にある場合は不要）

登録内容の変更・廃止

登録の有効期限は無期限ですが、住所異動や転籍等により登録をした内容に変更が生じた場合や、登録の廃止を希望される場合は、「本人通知制度登録変更（廃止）届出書（様式第2号）」の提出が必要です。いずれも本人が届出する必要があります。本人以外が手続する場合は、本人からの委任状が必要です。
登録した人が登録内容変更の届出がなく通知書が返戻されたとき、国外転出（出国）をしたとき、死亡、居所不明等により住民票が消除されたときは、自動的に登録を廃止します。

様式

本人通知制度登録申込書（様式第1号） (PDFファイル: 280.5KB)

本人通知制度登録変更（廃止）届出書（様式第2号） (PDFファイル: 264.0KB)

委任状（見本様式）

お問い合わせ・申請窓口

【総和庁舎】市民総合窓口課電話0280-92-3111（代）

【古河庁舎】古河庁舎市民総合窓口室電話0280-22-5111（代）

【三和庁舎】三和庁舎市民総合窓口室電話0280-76-1511（代）

この記事に関するお問い合わせ先: 古河市市民総合窓口課　
所在地：〒306-0291 茨城県古河市下大野2248番地
電話番号：0280-92-3111(代表)
ファクス：0280-92-3247
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